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Réf. de l'emploi:
4249

Titre du poste:
Adjoint(e) Administratif(ve) – Affaires publique

Échelle salariale:
53,512 $ USD par an, plus avantages sociaux

Type de poste:
indéterminé

Détails reliés au statut:
Ce concours peut aussi servir à créer une liste d’admissibilité de candidats(es) qualifiés(es) pour ce poste ou autres postes similaires avec durées variées, incluant des opportunités d’emploi à durée indéterminée, déterminée, urgence, affectation/mutation et intérim à l’ambassade du Canada à Washington, D.C.

Niveau de classification:
Assistant

Classification:
ERP-05

Lieu de travail:
Ambassade du Canada à Washington D.C.

Date de clôture:
08-01-2021 À 23:59 UTC / GMT

Résumé de la position:
Travaillant dans la section Affaires publiques du Secrétariat de Washington, l’adjoint(e) administratif(ve) apporte du soutien au conseiller Affaires publiques. La section Affaires publiques appuie les efforts de l’ambassade pour promouvoir et défendre les intérêts du Canada aux États-Unis en coordonnant les dépenses de l’ambassade liées à la défense des intérêts, appuyant la promotion des intérêts dans le cadre du réseau États-Unis et en créant du matériel et des produits liés à la défense des intérêts (brochures, affiches, vidéos, etc).
L’adjoint(e) administratif(ve) fournit un soutien comptable et budgétaire; coordonne le travail lié aux contrats; prépare les demandes de règlement financier; traite les factures et les comptes; contribue à la supervision et à l’examen des budgets; cultive une connaissance approfondie des affaires courantes du bureau, des procédures et des fonctions du programme; effectue de la recherche et compile des données; apporte son soutien lors d’événements et fait le suivi de la logistique; et fournit des services de première ligne à la clientèle.
L’adjoint(e) administratif(ve) fournit et crée les informations et documents d’affaires courantes; fournit des services et soutien administratifs; répond aux demandes courantes de service; et s’acquitte d’autres tâches, selon les besoins.

Qualifications essentielles:
Les candidats doivent démontrer clairement qu’ils satisfont aux exigences énumérées ci-dessous en matière de langue, d’études et d’expérience . Toutes les communications relatives à ce processus, y compris la correspondance par courriel, peuvent être utilisées dans l’évaluation des qualifications.

Langues :
Anglais

Études :
Grade ou diplôme d’un établissement reconnu – université ou collège, ou diplôme d’études secondaires, et une combinaison acceptable d’expérience et formation pertinentes.
Expérience :
• Au moins deux ans d’expérience dans la prestation de services de soutien administratif dans un environnement de bureau de gouvernement ou d’entreprise;
• Expérience des processus financiers comme le paiement de factures, le traitement de demandes de remboursement de frais de voyage ou d’accueil, la préparation d’accords financiers, etc.
• Expérience de l’organisation de la logistique liée aux événements et aux visites;
• Maîtrise du progiciel Microsoft Office, notamment Word et Excel.

Qualifications constituant un atout:
• La capacité de travailler en français.

Besoins organisationnels:
-

Besoins opérationnels:
Les candidats qui répondent aux exigences en matière d’études et d’expérience seront évalués en fonction des qualifications ci-dessous. L’évaluation peut comprendre : un examen écrit, une entrevues, un exercice de la corbeille, et un examen des compétences.

Connaissances :
• Connaissance des processus administratifs et financiers, notamment la tenue de dossiers, la gestion des dépenses, le suivi budgétaire et la préparation de rapports; et
• Connaissance de logiciels, notamment le progiciel Microsoft Office, plus particulièrement Word et Excel.

Capacités :
• Communiquer efficacement en anglais, tant à l’oral que par écrit;
• Faire de la recherche, analyser et évaluer efficacement les informations;
• Faire preuve d’un souci des détails;
• Planifier et organiser; et
• Établir des priorités dans le travail pour répondre à plusieurs demandes et échéances concurrentes.

Qualités personnelles :
• Bonnes relations interpersonnelles;
• Bon jugement;
• Esprit d’équipe et collégial; et
• Intégrite et respect.

Condition (s) d'emploi:
• Être admissible à l’obtention d’une cote de fiabilité du gouvernement du Canada incluant les vérifications de la cote de crédit, des références professionnelles et du casier judiciaire;
• Avoir un permis de travail indépendant aux États-Unis et statut conformément aux directives du protocole américain pour les missions étrangères. (Citoyen des É.-U., résident permanent légal (LPR), ou catégories de visas spécifiques (par exemple A1), comme l’exige le Département d’État pour un emploi dans une mission étrangère) ; et
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les personnes qui posent leur candidature doivent fournir une adresse locale comme preuve de résidence dans la ville, la région ou le pays spécifique afin que, si elle est sélectionnée, cette adresse figure sur la lettre d’offre.

Zone de sélection:
Ce concours est ouvert aux candidats qui sont :• Personnes qui habitent dans la région élargie métropolitaine de Washington. • Les employés de l’ambassade du Canada à Washington, D.C. • Les employés de toute mission canadienne aux États-Unis. Aucun frais de réinstallation ne sera remboursé, quelles que soient les circonstances. • Les conjoints/conjointes et personnes à charge d’un membre du personnel canadien (EC) à l’ambassade du Canada.

Notes importantes:
Dans le cadre du processus de dotation, toutes les demandes seront examinées afin de vérifier si les candidats satisfont aux qualifications essentielles. Le défaut à répondre à l’une ou l’autre des exigences essentielles élimine les candidat(e)s d’une évaluation plus poussée dans le cadre du concour. Veuillez noter que les candidats qui ne possèdent pas toutes les qualifications essentielles verront leur candidature rejetée. Les représentants de la Section des ressources humaines ne communiqueront qu’avec les candidats qui possèdent ces qualifications, afin de les inviter à passer une entrevue ou à se soumettre à un autre type d’évaluation des exigences cotées. L’évaluation peut comprendre une entrevue, un examen écrit et d’autres examens composés d’une série de questions visant à évaluer les connaissances, les capacités et les qualités personnelles des candidats pour le poste. Une vérification des références fournies sera faite pour les candidats et candidates qui accèdent à l’étape de l'entrevue et pourrait faire partie du processus de recrutement. Les communications effectuées dans le cadre de ce processus seront envoyées par courriel. Il incombe aux candidat(e)s de veiller à ce que les coordonnées exactes soient fournies et mises à jour au besoin. Les candidat(e)s qui postulent pour ce poste doivent inclure une adresse de courriel qui accepte les courriels d’utilisateurs inconnus, et vérifier régulièrement leurs courriels, y compris le dossier de courrier indésirable. Les candidat(e)s ayant besoin d’une assistance particulière pour participer aux examens ou aux entretiens sont prié(e)s de nous en informer au préalable.

L’ambassade offre un salaire concurrentiel ainsi qu’un ensemble d’avantages sociaux en matière de congés et de santé. Les congés comprennent des vacances payées, des congés de maladie ainsi que des congés pour obligations familiales/raisons personnelles. Le régime de santé couvre les soins médicaux et dentaires, l’invalidité et la retraite. Parmi les autres avantages, on compte un emplacement privilégié de travail à proximité du métro, une semaine de travail normale de 37,5 heures, un parc de stationnement sur place, une salle de sport avec salle de cardio et de musculation ainsi qu’une cafétéria, toutes deux sur place. L’ambassade favorise la conciliation travail-famille et offre un environnement de travail dynamique et sain.


L’Ambassade s’est engagée à mettre en place des processus de sélection inclusifs et exempts d’obstacles. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

Procédure pour postuler :

Les candidatures ne seront prises en compte que lorsqu’elles auront été reçues par l’entremise de notre portail. Postuler ci-dessous.

Veuillez noter que l'heure de fermeture des candidatures est fixée à 18h00, heure de l'Est (heure locale de Washington, DC)

Heures de travail :
Le nombre d’heures de travail normal pour ce poste est égal à 37,5 heures par semaine, conformément aux règlements régissant le recrutement d’employés sur place (ERP). Il est possible que la personne titulaire doive faire des heures supplémentaires, au besoin.

En raison de la COVID 19, de nombreux employés de l’ambassade font actuellement du télétravail. Au fur et à mesure que l’ambassade procède à des étapes de réouverture, et selon les exigences de votre poste, il est possible que la personne titulaire doive travailler sur place à l’ambassade. Une fois que l’ambassade aura repris ses activités normales, on s’attend à ce que la personne titulaire du poste travaille à partir de l’ambassade, suivant les besoins.



Pour de plus amples informations sur ce poste, veuillez vous référer au document suivant:



Désolé, ce poste à pourvoir est clos.

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