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Réf. de l'emploi:
4294

Titre du poste:
Assistant(e) aux comptes fournisseurs ERP-05 / Assistant(e) aux comptes bancaires et aux recevables ERP-05

Échelle salariale:
$53 512,00 USD en plus des avantages sociaux

Type de poste:
indéterminé

Détails reliés au statut:
Ce poste est un poste d’ERP (employé(e)s recrutés sur place), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en Washington, États-Unis

Niveau de classification:
Assistant

Classification:
ERP-05

Lieu de travail:
Washington, États-Unis

Date de clôture:
08-01-2021 À 23:59 UTC / GMT

Résumé de la position:
Assistant(e) aux comptes fournisseurs ERP-05 (2 positions)

Ce poste est un poste de niveau de soutien administratif dans la section des finances d'un Point de Prestation des Services Communs (PPSC). Sous la supervision générale de l'agent des comptes fournisseurs, l'assistant aux comptes fournisseurs vérifie toutes les transactions et fait la saisie des données et fournit le soutien administratif liés aux activités des comptes fournisseurs.


En d'autres termes, l'assistant aux comptes fournisseurs sera responsable de :
•Saisir et maintenir les données dans le système de gestion financière (SGF) : ◦Effectue les réclamations et vérifications des comptes fournisseurs ;
◦Maintient les bases de données, récupère et manipule les données, prépare les statistiques et génère des documents et des rapports ;
◦Traite les factures des fournisseurs/employés dans le SGF pour le paiement par transfert électronique de fonds (EFT ou SPS), virement bancaire ou chèque, en s'assurant que le budget et le codage appropriés sont utilisés ; et
◦Effectue la saisie de données pour enregistrer les transactions liées au budget n'entraînant pas de paiement.

•Fournit des conseils, des orientations et des formations sur les processus, procédures et pratiques liés aux comptes créditeurs aux gestionnaires et au personnel des missions clientes du PPSC.
•Fournit des conseils et recommande des mesures à prendre pour résoudre les problèmes/situations liés aux comptes fournisseurs.
•Responsable de la vérification de diverses réclamations financières, de l'exactitude de la saisie des données et du rapprochement de tous les paiements associés : ◦Recherche les directives financières pour fournir des informations appropriées aux clients ; et
◦Se tient au courant des changements de procédure et identifie les problèmes opérationnels.

•Agit comme point de contact initial pour les clients du portefeuille : ◦Répond aux demandes de renseignements de routine sur les opérations des comptes payables par téléphone, par courriel ou en personne auprès des clients ;
◦Reçoit et vérifie les demandes ;
◦Extrait les informations appropriées à partir de fichiers ou d'autres sources ;
◦Prépare la documentation ;
◦Fournit des références à la partie appropriée et porte les plaintes à l'attention du superviseur en temps opportun ; et
◦Explique les procédures et politiques financières et suggère des moyens d’améliorer les opérations financières des clients.

•Assure à tout moment la sécurité des personnes, des informations et des biens conformément au manuel d'instructions de sécurité. Il peut être nécessaire de : ◦Escorter le personnel du quartier général, les visiteurs ou les entrepreneurs ;
◦Faire de la traduction/interprétation non officielle pour un usage interne ; et
◦Fournir une variété d'activités de soutien, en particulier dans des circonstances exceptionnelles telles que des visites de haut niveau, des conférences et/ou des situations de crise/d'urgence.


Assistant(e) aux comptes bancaires et aux recevables ERP-05 (1 position)

Ce poste est un poste de niveau de soutien administratif dans la section des finances d'un Point de Prestation des Services Communs (PPSC). Sous la supervision générale de l'agent de contrôle financier ou de niveau supérieur, l’assistant aux comptes bancaires et aux recevables vérifie toutes les transactions et fournit la saisie des données et le soutien administratif liés aux activités bancaires et aux comptes recevables.

En d'autres termes, l'assistant aux comptes bancaires et aux recevables sera responsable de :
•Entrer et maintenir les données dans le système de gestion financière (SGF) : ◦Remplit les bordereaux de dépôt bancaire et s'assure que les fonds sont correctement crédités sur le compte bancaire de la mission ; et
◦Examiner les accords de financement avec des tiers (accords CFD) reçus de tous les clients pour assurer l'exhaustivité et la conformité aux politiques et procédures.

•Fournit des conseils, des orientations et des formations sur les processus, procédures et pratiques liés aux aux comptes bancaires et aux recevables aux gestionnaires et au personnel des missions clientes du PPSC. ◦Cela comprend de fournir des conseils et des recommandations sur les mesures à prendre pour résoudre les problèmes/situations courants liés aux revenus et aux comptes débiteurs.

•Responsable de vérification de diverses opérations bancaires, de l'exactitude de la saisie des données et du rapprochement de tous les paiements associés : ◦Préparer et transmettre, pour les missions clientes du PPSC, le dossier de rapprochement bancaire mensuel au Gestionnaire de la section des finances (GSF) pour approbation ;
◦Recherche les directives financières pour fournir des informations appropriées aux clients ; et
◦Se tient au courant des changements de procédure et identifie les problèmes opérationnels.

•Entretient des relations de travail avec le personnel des banques locales pour soutenir les clients de la mission et assure la liaison entre SMFF et les banques régionales : ◦Répond aux courriels ou aux questions verbales et renvoie les clients aux sources d'information existantes pour s'assurer que les informations appropriées sont données ; et
◦Fournit une formation bancaire aux clients du réseau des missions du PPSC.

•Assure à tout moment la sécurité des personnes, des informations et des biens conformément au manuel d'instructions de sécurité. Il peut être nécessaire de : ◦Escorter le personnel du quartier général, les visiteurs ou les entrepreneurs ;
◦Faire de la traduction/interprétation non officielle pour un usage interne ; et
◦Fournir une variété d'activités de soutien, en particulier dans des circonstances exceptionnelles telles que des visites de haut niveau, des conférences et/ou des situations de crise/d'urgence.


Qualifications essentielles:
Les candidats et candidates seront sélectionné(e)s initialement sur les qualifications essentielles relatives à :l’éducation, l’expérience et au profil linguistique. Leurs lettres de présentation et leurs curriculum vitae doiventclairement démontrer comment ils et elles répondent à chacune des qualifications essentielles.

Éducation :
•Un diplôme d'études postsecondaires ou une combinaison acceptable d'expérience, d'éducation et de formation pertinentes liées aux fonctions et aux domaines de compétence spécifiques exigés par le poste tel que 1 an d'expérience pertinente en comptabilité ou au niveau bancaire. Par exemple, teneur de livres comptables, commis comptable, commis à la paye, caissier bancaire ou commis à la préparation des déclarations de revenus.

Profil linguistique :
•Maîtrise de l’anglais (oral et écrit)

Expérience :
•Minimum d'une (1) année d'expérience avec les processus financiers, tels que le traitement de réclamations avec un logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) tels que SAP ;
•Expérience dans l’utilisation de Microsoft Excel, Word et Outlook ou autre comptes courriel ;
•Expérience avec la saisie de données étendues et la gestion de l'information électronique et la tenue de dossiers ; et
•Expérience dans la prestation de services de première ligne à la clientèle, dans un environnement de bureau.

Exigences cotées

Les candidats et candidates doivent également satisfaire aux exigences cotées indiquées ci-dessous relatives aux connaissances, aptitudes et compétences qui seront évaluées au moyen des éléments suivants: examen écrit, entrevue orale, jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances :
•Connaissance des procédures et processus généraux dans les domaines de la finance et de l’administration ;
•Connaissance et maîtrise des logiciels, notamment Microsoft Excel, Word et Outlook ou autre comptes courriel; et
•Connaissance de la gestion de l’information et des dossiers, tant sur support électronique que sur papier.

Capacités/compétences :

Capacités :
•Communiquer efficacement en anglais, tant oralement que par écrit ;
•Fournir un service à la clientèle de première qualité, que ce soit en personne, par téléphone et par voie électronique ;
•Analyser et évaluer l’information, et être en mesure de définir les items à être porté à l’attention de la gestion au moment opportun ;
•Assurer l’exactitude et porter attention aux détails ;
•Travailler de façon autonome, en cas de besoin, ou au sein d’une équipe ; et
•Posséder des compétences de base en mathématiques, être en mesure de tenir à jour des chiffriers et de travailler avec des processus établis.

Qualités personnelles :
•Entregent ;
•Jugement sûr ;
•Fiabilité ; et
•Discrétion : gère les informations sensibles selon le principe de l’accès sélectif.

Qualifications constituant un atout:
La préférence pourrait être accordée aux candidats et candidates qui rencontrent les qualifications constituant un atout.Leurs lettres de présentation et leurs curriculum vitae doivent démontrer clairement comment ils et elles répondent à ces qualifications, le cas échéant.
•La capacité de travailler en français serait un atout, mais pas une nécessité.


Besoins organisationnels:
-

Besoins opérationnels:
Capacité et volonté de faire des heures supplémentaires et de travailler les fins de semaine à court préavis et au besoin ;
•Capable de voyager au pays et à l'étranger au besoin ;
•Le travail nécessite de travailler de nombreuses heures assis et une utilisation intensive de l'ordinateur ;
•Le travail exige une concentration et une attention aux détails en examinant la documentation (demandes, documents juridiques, etc.), en analysant l'information et en entrant les données afin de respecter un délai raisonnable ou des normes de service prescrites ; et
•Le poste peut être sujet à un stress associé à des délais serrés, des priorités fluctuantes et contradictoires et des demandes ou des problèmes imprévisibles de la part des clients.

Condition (s) d'emploi:
•Être admissible à l’obtention d’une cote de fiabilité du gouvernement du Canada incluant les vérifications de la cote de crédit, des références professionnelles et du casier judiciaire ; et
•Avoir un permis de travail indépendant aux États-Unis et statut conformément aux directives du protocole américain pour les missions étrangères. (Citoyen des É.-U., résident permanent légal, ou visa A-1, comme l’exige le Département d’État pour un emploi dans une mission étrangère).

Zone de sélection:
Ouvert aux candidatures internes et externes pour les personnes qui sont résidents et résidentes légaux ou ayant la citoyenneté de États-Unis qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous, et dont les demandes ont été reçues au plus tard à la date de clôture. Veuillez noter que Mission Permanente du Canada auprès de l’Organisation des Etats américains aux Etats-Unis ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement. Le gouvernement du Canada est un employeur qui respecte l'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. La retenue des candidats se basera sur le mérite, quel que soit leur origine ethnique, religion, sexe, âge, orientation sexuelle, handicap ou n'importe quel autre facteur non pertinent.

Notes importantes:
Comment appliquer :
•Les candidats et candidates doivent également télécharger leur CV et une lettre de présentation en anglais ou en français. Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés seront rejetés.
•Les candidats et candidates qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes Importantes :
•Veuillez ne pas utiliser une tablette ou un téléphone cellulaire pour soumettre votre demande puisque les navigateurs mobiles ne sont passupportés par notre portail en ligne. Les candidats et candidates doivent soumettre leurs applications uniquement en utilisant un ordinateurportatif ou un ordinateur de bureau.
•Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.Les candidats et candidates ont le droit de participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix etsont prié(e)s d'indiquer leur langue officielle préférée dans leur dossier de candidature.
•Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats etcandidates de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
•Les candidats et candidates doivent inclure une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus etvérifier régulièrement leur boite courriel, y compris les courriels indésirables.
•Une vérification des références fournies sera faite pour les candidats etcandidates qui accèdent à l’étape de l'entrevue et pourrait faire partie du processus de recrutement.
•Mission Permanente du Canada auprès de l’Organisation des Etats américains aux Etats-Unis ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
•Les candidats et candidates nécessitant une assistance spéciale afin de participer aux examens écrits et/ouaux entrevues, sont prié(e)s de nous en informer.
•Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d’éligibilité de candidats etcandidates qualifié(e)s pour des ouvertures de postes similaires à Mission Permanente du Canada auprès de l’Organisation des Etats américains aux Etats-Unis qui pourraient paraiîtredans les douze mois suivant la fin de ce concours.
•Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture.
•Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encouragerles employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.




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