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Réf. de l'emploi:
4301

Titre du poste:
Adjoint exécutif/adjointe exécutive de l’ambassadeur

Échelle salariale:
de 6 253 152 à 10 588 675 yens par année, en plus des avantages sociaux (Le salaire de départ correspondra au montant le plus bas de la fourchette salariale.)

Type de poste:
indéterminé

Détails reliés au statut:
Poste d’employé recruté sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP au Japon

Niveau de classification:
Assistant

Classification:
ERP-06

Lieu de travail:
Ambassade du Canada au Japon

Date de clôture:
15-01-2021 À 23:59 UTC / GMT

Résumé de la position:
Sous la supervision de l’ambassadeur (c.-à-d. chef de mission ou « CDM ») et en collaboration avec son adjoint exécutif canadien, le titulaire du poste est chargé de fournir des services de soutien administratif à la haute direction. Ses tâches consistent, entre autres, à : tenir à jour l’emploi du temps, le calendrier et la base de données des contacts du CDM; assurer la liaison avec des contacts de haut niveau du gouvernement, du secteur privé et de la société civile, y compris des ministères des Affaires étrangères et de la Défense, du ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie ainsi que de l’Agence impériale; donner des conseils au CDM sur le protocole japonais; préparer les déplacements du CDM dans le pays en prenant les dispositions nécessaires au niveau local; réserver des chambres d’hôtel et coordonner des documents et des programmes d’information; organiser des réunions de haut niveau et coordonner des activités à la résidence officielle; effectuer des recherches et rédiger de la correspondance officielle, y compris des lettres et des notes diplomatiques en anglais et en japonais; fournir des services informels de traduction et d’interprétation pour le CDM; relire et réviser des lettres, des messages, des publications pour les médias sociaux et des exposés en japonais du CDM (c.-à-d. traduits à l’interne par le traducteur de la mission ou rédigés par les agents de la mission), et s’assurer que le ton et les expressions sont adaptés à chaque public cible; au besoin, participer à diverses activités officielles avec le CDM.

Qualifications essentielles:
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES :
Les personnes qui postulent seront d’abord sélectionnées en fonction des qualifications essentielles concernant les études, l’expérience et la langue. Elles doivent démontrer clairement dans leur lettre de présentation et leur curriculum vitae qu’elles possèdent chacune de ces qualifications essentielles.

Études
• Diplôme d’une université reconnue, OU une combinaison équivalente acceptable d’études et d’expérience de travail

Langues
• Maîtrise de l’anglais (oral et écrit)
• Maîtrise du japonais (oral et écrit)

Expérience
• Expérience du soutien administratif à un dirigeant ou à un cadre supérieur, au cours des cinq dernières années
• Expérience, dans un contexte professionnel, des échanges et relations avec des ministères, des agences gouvernementales et des organisations non gouvernementales (telles que des entreprises, des universités, des groupes de réflexion et des organisations de la société civile)
• Expérience de la rédaction de correspondance professionnelle, y compris de la traduction de l’anglais vers le japonais et du japonais vers l’anglais
• Expérience de la planification et de la gestion d’événements

EXIGENCES COTÉES :
Les exigences cotées relatives aux connaissances, aux capacités et aux compétences seront également évaluées. Les méthodes d’évaluation peuvent comprendre, entre autres, un examen écrit, une entrevue, un jeu de rôle, des tests pratiques, des exposés ou des évaluations psychométriques.

Connaissances
• Connaissance de la structure du gouvernement japonais, en particulier des ministères des Affaires étrangères et de la Défense, du ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie, ainsi que du Cabinet du premier ministre
• Connaissance des logiciels de bureautique courants (applications Microsoft, Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et des stratégies de recherche sur Internet

Capacités et compétences
• Capacité de donner des conseils et de formuler des recommandations
• Capacité d’organiser des activités d’envergure
• Capacité de chercher des renseignements pertinents et valides
• Capacité de travailler sous pression et d’établir des priorités
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit

Qualités personnelles
• Souci du détail
• Entregent et travail d’équipe
• Esprit d’initiative
• Souci du service à la clientèle
• Jugement et intégrité professionnelle

Qualifications constituant un atout:
La préférence pourra être accordée aux candidats qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent indiquer clairement qu’ils possèdent des qualifications constituant un atout dans leur lettre de présentation et leur curriculum vitae.

• Maîtrise du français (oral et écrit)
• Expérience de travail en tant qu’adjoint administratif d’un chef de mission, d’un ambassadeur, d’un chef de mission adjoint ou d’un chargé d’affaires
• Expérience des relations avec l’Agence impériale japonaise
• Connaissance du rôle de l’Agence impériale japonaise


Besoins organisationnels:

Besoins opérationnels:
• Consentir à faire des heures supplémentaires et à voyager à l’occasion
• Horaire de travail : 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h 30, avec une pause repas d’une heure (de 12 h 30 à 13 h 30)

Condition (s) d'emploi:
La personne retenue doit
• Être en mesure d’obtenir et de maintenir une cote de sécurité (niveau fiabilité) du gouvernement du Canada.
• Les candidats doivent être autorisés à travailler au Japon et détenir les permis et visas de travail requis.
• Des examens médicaux pourraient être demandés à la discrétion du chef de mission.

Zone de sélection:
Ce poste est ouvert à tous les candidats qualifiés, y compris les employés de l’ambassade, ainsi que les conjoints et les personnes à charge du personnel canadien qui satisfont à toutes les exigences essentielles et dont la demande est reçue avant la date limite. Les candidats doivent être en mesure de participer à des examens et à des entrevues à l’ambassade du Canada au Japon, à Tokyo, pendant la période du concours. Veuillez noter que l’ambassade du Canada au Japon ne parraine pas, ni directement ni indirectement, les demandes d’autorisation de travail. Le gouvernement du Canada souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et, à ce titre, invite les personnes issues de la diversité à postuler. Les candidatures seront examinées en fonction du mérite, sans distinction d’origine ethnique, de croyance ou de religion, de sexe, d’âge, d’orientation sexuelle, de handicap ni d’autres critères non pertinents. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif : le respect, l’esprit d’équipe et la collaboration font partie intégrante de sa culture. Les missions du Canada à l’étranger sont déterminées à promouvoir et à favoriser un milieu exempt de harcèlement et de discrimination. Elles encouragent et aident les employés à poursuivre leur apprentissage ainsi qu’à développer leurs aptitudes et compétences.

Notes importantes:
COMMENT PRÉSENTER UNE DEMANDE :

• Les personnes intéressées doivent postuler au moyen de ce site Web d’ici le 15 janvier 2021 à 23 h 59, heure de Tokyo

• Seules les candidatures reçues avant la date de clôture et présentées au moyen du site Web mentionné ci-dessus seront acceptées.

• Les candidats doivent faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de présentation (maximum de deux pages) en anglais ou en français qui démontrent, par des exemples précis et détaillés, qu’ils répondent à chacune des qualifications essentielles et, le cas échéant, à celles constituant un atout.

• Les communications dans le cadre de ce processus se feront par courrier électronique (courriel). Les candidats doivent s’assurer que les renseignements permettant de les joindre sont exacts. Sinon, ils doivent y apporter les changements nécessaires.

• Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été présélectionnés.


AUTRES RENSEIGNEMENTS :

• Prière de noter que le gouvernement du Canada ne rembourse pas les frais de déplacement pour passer l’entrevue ni les frais de réinstallation.

• Le titulaire du poste a droit à une indemnité de transport quotidien (jusqu’à concurrence de 18 300 yens par mois).

• Des déductions pour l’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada et l’impôt sur le revenu canadien peuvent s’appliquer aux citoyens canadiens.

• Le fait de ne pas confirmer sa présence ou de ne pas se présenter aux examens écrits ou à l’entrevue sera considéré comme un désistement.

• Les candidats qui ont besoin d’une assistance particulière pour la participation aux examens ou aux entrevues doivent nous en informer à l’adresse LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca au cours du processus de demande.

• Ce processus de recrutement pourrait servir à établir une liste de candidats qualifiés pour pourvoir − dans les 12 mois suivant son achèvement − des postes similaires, mais de durées diverses, à l’ambassade du Canada au Japon.




Désolé, ce poste à pourvoir est clos.

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