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Fil d'Ariane

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Réf. de l'emploi:
4515

Titre du poste:
Adjoint(e) de programme

Échelle salariale:
290,124 HNL avant impôts + paquet d'avantages

Type de poste:
indéterminé

Niveau de classification:
Assistant

Classification:
LE-A2

Lieu de travail:
Tegucigalpa, Honduras

Date de clôture:
28-06-2021 À 23:59 UTC+1 / GMT+1

Résumé de la position:
Sous la supervision générale du chef de l'aide et du bureau, le candidat retenu fournira des services de soutien administratif en anglais et en espagnol au chef de l'aide et du bureau, à la section du développement et au chef de mission dans le cadre des tâches suivantes :

• Faire des photocopies ; recevoir des appels téléphoniques et des visiteurs ; préparer des documents tels que des rapports, des lettres, des tableaux et des documents financiers conformément aux règlements du ministère ; prendre des dispositions pour les déplacements et l'hébergement ; fixer des réunions et des rendez-vous et aider à l'organisation des visites préalables et des activités d'accueil.
• Fournir des conseils concernant les commandes de fournitures de bureau et recommander des modifications aux procédures et aux pratiques pour répondre à des situations nouvelles ou changeantes. Suivre le budget et faire des recommandations sur les arrangements de voyage.
• Traiter les paiements, tenir des registres des dépenses, des recettes, des déboursés et des soldes de fonds et fournir les rapports connexes.
• Rechercher et compiler des informations, vérifier que les documents soumis sont complets, saisir des données dans des systèmes informatisés et tenir des registres, des dossiers, des listes et des bases de données.
• Entretenir des contacts avec les représentants du gouvernement local, d'autres missions, d'organisations locales et multilatérales et/ou du secteur privé afin d'assurer le respect des procédures et des règlements par la mission et d'être informé rapidement des changements imminents.
• Fournir des informations sur les procédures, les formulaires appropriés ou les exigences en matière de documents, répondre aux demandes de renseignements liées aux services et/ou faire référence aux autorités compétentes.
• Surveiller les communications liées au programme sur les médias sociaux et en rendre compte.
• Soutenir les comités et les groupes de travail en préparant des documents, en établissant des calendriers, en organisant des réunions et en aidant à la planification et à la coordination d'événements et de voyages.
• Peut effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Qualifications essentielles:
Éducation :
• Les candidats doivent au moins posséder un certificat d'études secondaires délivré par une institution légalement reconnue.

Profil linguistique :
• Maîtrise avancée de l'espagnol à l'oral et à l'écrit.
• Maîtrise avancée de l'anglais ou le français à l'oral et à l'écrit

Expérience (*Récente est définie comme dans les 5 dernières années) :
Au moins 2 ans d'expérience récente à plein temps dans des domaines suivants :
• Expérience de l'exécution de tâches administratives, y compris le traitement d'informations sensibles et/ou confidentielles ;
• Expérience de la préparation d'une correspondance bien rédigée et précise, de la gestion d'un calendrier et d'autres produits d'information pour un directeur ;
• Expérience de la fourniture d'une assistance aux services de gestion budgétaire et/ou de rapport de dépenses ;
• Expérience de l'aide à l'organisation d'événements publics, y compris la gestion des listes d'invités, de la logistique et/ou d'autres dispositions relatives aux installations ;
• Expérience de l'utilisation d'une gamme d'équipements de bureau, notamment des ordinateurs, des scanners, des appareils photo et des dispositifs de vidéoconférence.

Exigences cotées

Connaissances :
• Procédures administratives générales de bureau.
• Connaissance générale des autorités et organisations locales telles que le ministère des affaires étrangères, les secrétariats honduriens de l'agriculture et de l'élevage, de la sécurité nationale et du tourisme, le ministère des droits de l'homme, de la justice, de la gouvernance et de la décentralisation du Honduras et les agences douanières.
• Principes financiers et comptables généraux permettant de traiter les factures, de suivre les dépenses, les réclamations et les budgets.

Capacités/compétences :
• Communication interactive efficace ;
• Faire preuve de jugement et d'autonomie pour résoudre des problèmes simples et établir des priorités ;
• Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les clients internes (collègues et superviseurs) et externes (institutions publiques, consultants, partenaires et prestataires) ;
• Capacité d'adaptation et flexibilité pour effectuer plusieurs tâches simultanément et répondre en temps voulu à diverses affectations ;
• Excellente disposition et attitude en matière de service à la clientèle ;
• Gérance (intégrité professionnelle) ;
• Souci de la qualité et des détails ;
• Travail d'équipe et coopération.

Qualifications constituant un atout:
• Capacité de parler les deux langues officielles du Canada (anglais et français) ;
• Connaissance des privilèges et des procédures des représentants diplomatiques et des bureaux étrangers ;
• Expérience de l'expédition et de l'exportation de marchandises et de franchises diplomatiques ;
• Expérience antérieure de travail dans ou avec une mission diplomatique, une organisation internationale, une représentation d'entreprise étrangère ou similaire.

Les candidats sont encouragés à indiquer dans leur lettre de motivation/curriculum vitae s'ils répondent à l'une de ces qualifications, mais ils ne sont pas tenus de postuler pour le poste susmentionné.

Besoins organisationnels:

Besoins opérationnels:
• Willingness to work overtime, often on short notice and/or on weekends.
• Ability to deal with time pressure and tight deadlines.

Condition (s) d'emploi:
• Obtenir et maintenir la cote de sécurité requise ;
• Légalement autorisé à travailler et avec une adresse officielle au Honduras ;
• Le candidat retenu doit divulguer à l'ambassade s'il détient la citoyenneté canadienne avant d'être employé à l'ambassade ou s'il obtient la citoyenneté canadienne à tout moment au cours de son emploi à l’ambassade (veuillez noter que les citoyens/résidents canadiens et les doubles nationaux canadiens peuvent soumis à des déductions fiscales canadiennes).

Zone de sélection:
1. Employés recrutés sur place de l'Ambassade du Canada au Honduras. 2. Le grand public qui satisfait à toutes les exigences essentielles et qui possède actuellement le droit de travailler au Honduras (veuillez noter que l'ambassade du Canada ne fournira pas d'aide pour demander un permis de travail). Les candidats intéressés doivent préparer les documents suivants : 1. Une version à jour de votre résumé en anglais ou français (Le résumé doit inclure au moins trois domaines : formation universitaire, expérience de travail et coordonnées). Veuillez ne pas inclure d'informations personnelles (par exemple, photo, état civil, religion, âge, etc.). 2. Compléter le modèle de lettre de motivation ci-joint en anglais ou en français. Seuls les candidats qui répondent à toutes les qualifications essentielles énoncées ci-dessous et qui postulent correctement avant la date de clôture passeront aux étapes suivantes du processus de recrutement pour évaluer les exigences cotées, qui peuvent inclure (sans s'y limiter) : tests à distance, entretiens, jeux de rôle et vérification des références.

Notes importantes:
• Les candidats ont le droit de participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix (anglais ou français) en précisant leur préférence dans leur dossier de candidature. Toutefois, l'Ambassade du Canada au Honduras a le droit de décider quels éléments du processus de recrutement ne peuvent être évalués que dans les langues indiquées comme essentielles dans cette offre d'emploi
• Les candidats qui postulent à ce processus de sélection doivent inclure une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus.
• Des vérifications des références seront faites pour les candidats qui atteidront le stade de l'entrevue.
• L'Ambassade du Canada au Honduras ne rembourse pas les frais de voyage vers et depuis les entrevues / examens, ni les frais de réinstallation.
• Si les candidats ont besoin d'une assistance particulière pour participer aux examens ou aux entrevues, veuillez-nous en informer pendant le processus.
• Les résultats de ce concours seront utilisés pour établir une liste d'admissibilité qui pourrait également être utilisée pour des nominations indéterminées ou temporaires (intérimaires) au même niveau et pour des postes similaires à l'Ambassade du Canada au Honduras, qui pourraient survenir dans les 24 mois suivant la fin de ce concours.
• Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger se sont engagées à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à aider les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et compétences.



Pour de plus amples informations sur ce poste, veuillez vous référer au document suivant:



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