Government of Canada
Symbol of the Government of Canada

Gouvernement du Canada

 


Fil d'Ariane

  1. Accueil
  2. >
  3. Nos bureaux
Réf. de l'emploi:
4529

Titre du poste:
Assistant·e de programme du SPED

Échelle salariale:
145 933 076 IDR par an par année

Type de poste:
indéterminé

Détails reliés au statut:
Il s’agit d’un processus de dotation pour un employé recruté sur place (ERP), selon les conditions d’emploi des ERP à l’Ambassade du Canada à Jakarta en Indonésie.

Niveau de classification:
Assistant

Classification:
LE-A2

Lieu de travail:
Ambassade du Canada à Jakarta en Indonésie

Date de clôture:
25-06-2021 À 23:59 UTC+1 / GMT+1

Résumé de la position:
Fournir un soutien et des services administratifs quotidiens au conseiller en affaires politiques et publiques (le conseiller) et à l’équipe élargie des affaires politiques et publiques (SPED), notamment en organisant et en planifiant des rendez-vous et des réunions et en gérant toute la logistique connexe, y compris l’organisation des transports; en organisant et en coordonnant les réunions d’équipe et en tenant à jour le calendrier de planification de l’équipe; en traitant de manière efficace et en temps opportun les besoins en matière de voyage du programme, y compris les dispositions relatives aux vols, aux hôtels et aux transports locaux, et en traitant les autorisations et les demandes de remboursement de voyage; en entretenant des contacts dans les cercles gouvernementaux, diplomatiques et d’autres sphères, afin d’organiser les réunions appropriées.

Fournir un soutien en matière de gestion et de coordination financières au conseiller, au premier secrétaire et au coordonnateur du Fonds canadien d’initiatives locales (FCIL) sous forme d’administration de tous les processus financiers, de la tenue à jour des documents financiers et de planification; fournir des mises à jour régulières et efficaces (y compris des rapports financiers sur les dépenses par rapport aux allocations budgétaires).
Aider à la planification et à l’organisation de réceptions, d’événements spéciaux, de réunions, etc., organisés par l’équipe du SPED, notamment en déterminant les besoins comme les hôtels locaux, les restaurants, les menus et la logistique spéciale; en présentant des recommandations pour répondre à ces besoins au conseiller; en coordonnant d’autres aspects avec les agents du SPED, l’assistant de l’ambassadeur, le personnel de la résidence officielle, les équipes de sécurité et de services d’intérêt commun, notamment sur des questions comme la compilation des listes d’invités, la préparation des invitations, le protocole, etc.

Participer à l’organisation et fournir un soutien logistique pour les visites de ministres canadiens, de représentants des gouvernements fédéral et provinciaux et de cadres supérieurs de l’industrie de l’Indonésie et du Timor-Leste, ainsi que pour les visites au Canada de représentants indonésiens, timorais et autres.

Agir en tant que point de contact central pour les visiteurs/appelants, notamment en examinant toute la correspondance entrante et en l’acheminant à la section ou à l’agent approprié; filtrer toutes les demandes téléphoniques adressées au conseiller et rediriger les appels vers le personnel approprié.

Qualifications essentielles:
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Les candidats seront d’abord sélectionnés en fonction des qualifications essentielles relatives à l’éducation, à l’expérience et aux langues maîtrisées. Dans leur lettre et leur curriculum vitae, les candidats doivent clairement prouver comment ils répondent à chacune de ces qualifications essentielles.

Études :
• Baccalauréat d’une université reconnue par un gouvernement.


Langues :
• Maîtrise de l’anglais (compréhension, écrit, parlé)
• Connaissance avancée du bahasa indonésien (compréhension, écrit, parlé)


Expérience :
• Au moins deux ans d’expérience professionnelle récente* dans un bureau :
o Expérience dans la logistique d’événements, de visites, de réunions et/ou de conférences.
o Expérience dans l’organisation de voyages d’affaires.
o Expérience pour ce qui est de fournir un soutien administratif.
o Expérience pour ce qui est de fournir un soutien budgétaire.

* L’expérience récente est définie comme étant normalement acquise au cours des trois (3) dernières années.



EXIGENCES COTÉES
Les exigences cotées relatives aux connaissances, aptitudes et compétences seront également évaluées. Les méthodes d’évaluation peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, une entrevue orale, des jeux de rôle, des tests pratiques, des présentations et/ou une évaluation psychométrique.

Connaissances :
• Connaissance des procédures et pratiques de bureau standard
• Connaissance des systèmes informatiques modernes (TI)
• Connaissance de la géographie indonésienne et des moyens de transport en Indonésie


Aptitudes :
• Aptitude à préparer avec précision des graphiques, des tableaux ou des plans en Word, PowerPoint et Excel.
• Aptitude à utiliser le logiciel de messagerie Outlook pour envoyer des messages et planifier des réunions, ainsi que pour gérer les calendriers d’autres personnes.
• Aptitude à organiser et à participer à des réunions par vidéoconférence en utilisant des logiciels comme MS Teams, WhatsApp, Zoom et Webex.
• Aptitude à communiquer efficacement, oralement et par écrit, en anglais et en bahasa indonésien (cette aptitude peut être évaluée à partir de votre CV et de votre lettre de motivation).
• Aptitude à travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision
• Aptitude à présenter de manière proactive des questions auprès du superviseur avant qu’elles ne deviennent des problèmes.
• Aptitude à hiérarchiser les tâches par ordre d’importance.
• Aptitude à trier et à répondre à la correspondance en temps voulu.
• Aptitude à utiliser efficacement un téléphone intelligent.


Compétences :
• Solides compétences en matière de planification et d’organisation.
• Adaptation et flexibilité
• Jugement
• Initiative et autonomie
• Orientation client
• Travail d’équipe et coopération
• Intégrité
• Discrétion

Qualifications constituant un atout:
La préférence peut être accordée aux candidats qui possèdent les qualifications constituant un atout. S’il y a lieu, les candidats doivent clairement démontrer comment ils répondent aux qualifications constituant un atout dans leur lettre d’accompagnement et leur CV.
• Diplôme universitaire en études commerciales, en administration publique ou son équivalent.
• Cinq (5) ans d’expérience en soutien administratif et en soutien aux programmes dans un bureau.
• Expérience considérable dans un rôle similaire au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation internationale.
• Expérience dans le domaine du service à la clientèle.
• Expérience de travail dans un environnement multiculturel
• Compétences linguistiques en français

Besoins organisationnels:

Besoins opérationnels:
• Heures de travail : 37,5 heures par semaine
• Doit être disponible pour des tâches occasionnelles en dehors des heures normales de travail (soirs et fins de semaine).

Condition (s) d'emploi:
Le candidat retenu doit :
• Avoir une « cote de fiabilité » valide, une vérification de sécurité est requise avant la nomination ainsi qu’une attestation d’habilitation de la police locale. Le niveau d’habilitation de sécurité requis doit être maintenu pendant toute la durée de l’emploi.
• Pouvoir maintenir une autorisation de travail valide en Indonésie pour la durée de l’emploi. Le cas échéant, une preuve de visa est requise.

Zone de sélection:
Ce concours est ouvert aux candidats qui sont légalement admissibles à travailler en Indonésie, qui satisfont à toutes les exigences essentielles et dont la candidature sera reçue avant la date limite, y compris les employés recrutés sur place de l’Ambassade du Canada à Jakarta en Indonésie. Veuillez noter que l’Ambassade du Canada à Jakarta en Indonésie ne parraine pas les permis de travail directement ou indirectement. Le gouvernement du Canada est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Les candidats seront considérés au mérite sans égard à l’origine ethnique, aux croyances religieuses, au sexe, à l’âge, à l’orientation sexuelle, au handicap ou à tout autre facteur. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager et à soutenir les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences.

Notes importantes:
COMMENT POSTULER
• Les candidatures doivent être soumises par l’intermédiaire de ce site Web d’ici 23 h 59, le 25 juin 2021, heure de Jakarta.
• Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du site Web susmentionné avant la date de clôture seront acceptées.
• Les candidats doivent envoyer un curriculum vitae et une lettre d’accompagnement, en anglais (pas plus de 4 pages), qui traite de chacune des qualifications essentielles et des qualifications constituant un atout, avec des informations précises et complètes à l’appui de chaque élément.
• Dans le cadre de ce processus, les communications auront lieu par courriel. Il incombe au candidat de s’assurer que les coordonnées exactes sont fournies et mises à jour au besoin. Les candidats qui postulent à cette offre d’emploi doivent indiquer une adresse électronique qui accepte les courriels d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courrier électronique, y compris leur dossier de courriel.
• Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne contacterons que ceux qui auront passé la première sélection.


AUTRES RENSEIGNEMENTS
• Veuillez noter que le gouvernement du Canada ne rembourse pas les frais de déplacement pour se rendre aux entrevues, ni les frais de réinstallation.
• Les candidats qui ne confirment pas leur présence à l’examen écrit et/ou à l’entrevue seront considérés comme retirés du processus.
• Les candidats ont le droit de participer au processus de nomination dans la langue officielle de leur choix. Les candidats sont priés d’indiquer leur langue officielle préférée (anglais ou français) dans leur candidature.
• Si les candidats ont besoin d’une aide spéciale pour se présenter aux examens ou aux entrevues, ils doivent avoir l’obligeance de nous le faire savoir au cours du processus de candidature, à LES-E-Recruitment-MANIL@international.gc.ca.
• Ce processus de dotation par concours peut être utilisé pour créer une liste d’admissibilité de candidats qualifiés pour ce poste et/ou des postes similaires avec diverses durées, à savoir indéterminée et déterminée, à l’Ambassade du Canada à Jakarta en Indonésie, qui pourraient se présenter dans les 12 mois suivant la fin de ce processus de recrutement. Si le candidat sélectionné est déjà un employé recruté sur place (ERP) actif, la liste d’admissibilité peut également être utilisée pour des affectations ou des nominations intérimaires. Lorsque vous soumettez votre candidature, vous devez préciser au moins un type de durée d’emploi pour lequel vous souhaitez être pris en considération (par exemple, uniquement pour une durée indéterminée), pour nous permettre de créer les listes d’admissibilité applicables.





Désolé, ce poste à pourvoir est clos.

Navigation principale

Pied de page