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Réf. de l'emploi:
4539

Titre du poste:
Adjoint(e) exécutif/ve principal(e)

Échelle salariale:
HUF 5,853,013 brut par an

Type de poste:
indéterminé

Détails reliés au statut:
Ce poste est un poste ERP (employés recrutés sur place), assujetti aux conditions d'emploi des ERP en Hongrie

Niveau de classification:
Assistant

Classification:
LE-A3

Lieu de travail:
Budapest, l'ambassade du Canada en Hongrie

Date de clôture:
11-07-2021 À 23:59 UTC+1 / GMT+1

Résumé de la position:
Fournit des services de soutien administratif exécutif à l'ambassadeur. Fournit des services de soutien généraux à l'ensemble de l'ambassade, au besoin. Les tâches comprennent : maintenir l'agenda, le calendrier et la base de données de contacts de l'ambassadeur ; assurer la liaison avec les bureaux des contacts de haut niveau au sein du gouvernement, du secteur privé et de la société civile ; préparer les visites de l'ambassadeur en dehors de la capitale/du pays, y compris la planification des réunions, les dispositions logistiques et la coordination du matériel d'information ; organiser des réunions de haut niveau et coordonner des événements ; mener des recherches, rédiger la correspondance officielle, y compris des lettres et des notes diplomatiques en anglais et en hongrois ; suivi et rapport sur le budget ; traiter les factures et préparer les demandes de paiement ; saisie des données; maintenir un réseau de contacts solide et efficace dans les bureaux des hauts fonctionnaires ; effectuer d'autres tâches au besoin.

Qualifications essentielles:
Dans un premier temps, les candidats seront présélectionnés en fonction des qualifications essentielles relatives à l’éducation, l’expérience et le profil linguistique. Ils doivent démontrer clairement dans leur lettre de présentation et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

Éducation :
• Diplôme universitaire d'une université reconnue ou diplôme de collège

Profil linguistique :
• Maitrise de l’anglais (parlé, écrit et compréhension)
• Maitrise de l’hongrois (parlé, écrit et compréhension)

Expérience :
• Expérience dans un rôle administratif gérant la priorité à une charge de travail variable, comprenant des tâches de soutien à la direction telles que l'organisation de visites, le tri de la correspondance, les produits écrits, la planification de réunions et la rédaction de rapports
• Expérience dans un rôle impliquant la liaison/communication avec le gouvernement et/ou des organisations d'entreprise et/ou des membres du public

Exigences cotées
Les exigences cotées relatives aux connaissances, aptitudes et compétences seront également évaluées. Les méthodes d’évaluation peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter, les éléments suivants: examen écrit, entrevue orale, jeu de rôle, test pratique, présentations et/ou test psychométrique.

Connaissances :
• Connaissance des applications logicielles standard de la suite Microsoft (Excel, Word, Outlook) et des stratégies de recherche sur Internet
• Connaissance des pratiques de soutien au bureau de direction, du suivi financier et des procédures et pratiques de bureau standard
• Connaissance du paysage politique et gouvernemental local, des entreprises et de la société civile en Hongrie

Capacités:
• Communication interactive efficace - orale et écrite
• Capacité à établir et à maintenir un réseau efficace de contacts
• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais
• Capacité de mener des recherches efficaces
• Attention au détail

Compétences :
• Faire preuve d'intégrité et de respect
• Réfléchir avant d’agir
• Travailler efficacement avec les autres
• Faire preuve d'initiative et être orienté vers l'action

Qualifications constituant un atout:
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement dans leur lettre de présentation et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.
• Connaissance de la langue française
• Expérience antérieure de travail dans une mission diplomatique
• Expérience antérieure de soutien direct pour un ambassadeur, un PDG ou un cadre supérieur/fonctionnaire
• Expérience de travail sous pression avec des priorités conflictuelles et des délais serrés
• Expérience dans la planification et la mise en œuvre d'événements

Besoins organisationnels:
-

Besoins opérationnels:
• Heures de travail : 37,5 heures par semaine, sur 5 jours
• Des heures supplémentaires occasionnelles en dehors des heures de travail peuvent être nécessaires
• Des déplacements occasionnels (domestiques et internationaux) peuvent être requis

Condition (s) d'emploi:
• Toute offre d'emploi est assujettie à la réception de références satisfaisantes et à la capacité d'obtenir une cote de sécurité de fiabilité (y compris une vérification de casier judiciaire) qui doit être maintenue pendant toute la durée de l'emploi;
• Une preuve du droit de travailler en Hongrie et des copies des diplômes peuvent être exigées au stade de l'entretien;
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats doivent fournir une adresse locale comme preuve de résidence, au pays, ville ou région donnée pour que s’il est sélectionné, celle-ci apparaisse sur la lettre d’offre.
• Une autorisation médicale reliée au travail, qui doit être maintenue pendant toute la durée de l'emploi.

Zone de sélection:
Ce poste est ouvert aux personnes légalement autorisées à travailler en Hongrie, qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous, et dont les candidatures sont reçues avant ou à la date de clôture. Veuillez noter que l’ambassade du Canada à Budapest, en Hongrie, ne parraine pas de permis de travail directement ou indirectement. Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des diverses sections de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

Notes importantes:
Note : En raison du Covid-19, vous pourriez subir un certain retard dans le processus de recrutement. Nous nous efforçons de réduire au minimum les perturbations. Vous trouverez de plus amples informations dans les sections ci-dessous.

Comment postuler
• Veuillez remplir la candidature en ligne avec votre curriculum vitæ en anglais ou français, y compris les coordonnées (nom, titre, numéro de téléphone et adresse de courriel). Veuillez inclure dans votre document de curriculum vitæ, des copies de certificats de travail de votre dernier employeur ainsi que des copies de certificats et diplômes d’études, y compris des certificats pertinents attestant de connaissances linguistiques et permis de travail, en créant un document PDF.
• Veuillez soumettre une lettre de motivation en anglais ou français, dans laquelle vous expliquez pourquoi vous êtes intéressé(e) par le poste et en quoi vous répondez aux exigences. Les candidats doivent démontrer, de façon concise, dans leur lettre de motivation qu’ils possèdent les qualifications essentielles et atouts.
• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou renseignements demandés seront rejetées.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature suite à des difficultés techniques doivent le signaler à : LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes Importantes
• Veuillez ne pas utiliser une tablette ou un téléphone cellulaire pour soumettre votre candidature, puisque les navigateurs mobiles ne sont pas supportés par notre portail en ligne. Les candidats doivent postuler uniquement en utilisant un ordinateur portatif ou un ordinateur de bureau.
• La communication relative à ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées exactes sont fournies et mises à jour au besoin;
• Les candidats qui postulent à ce poste vacant doivent inclure une adresse électronique qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leurs courriels, y compris le dossier des pourriels;
• Des références peuvent être demandées concernant les candidats qui atteignent l'étape de l'entrevue et qui peuvent faire partie du processus de sélection;
• L'Ambassade du Canada en Hongrie ne rembourse pas les frais de déplacement aller-retour pour se rendre aux entretiens / examens ni les frais de réinstallation;
• Les candidats nécessitant une assistance particulière pour se présenter aux examens ou aux entretiens sont priés de nous en informer à l'avance;
• Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d’éligibilité de candidats qualifiés pour des postes similaires de durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein à l’ambassade du Canada en Hongrie qui pourraient paraitre dans les douze mois suivant la fin de ce concours.

• Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont reçues via notre portail. Lien pour cette offre d'emploi - http://wfca-tpce.com/fr/vacancyView.php?requirementId=4539&




Désolé, ce poste à pourvoir est clos.

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