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Réf. de l'emploi:
4654

Titre du poste:
Adjoint(e) administratif(ve) de programme

Échelle salariale:
43 633 euros brut par année plus avantages sociaux

Type de poste:
Durée déterminée

Détails reliés au statut:
Ces postes sont des postes ERP (employé recruté sur place) à temps plein (37,5 heures/par semaine), assujettis aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en Belgique. L'adjoint(e) administratif(ve) de programme (Commerce) est un poste à temps plein à durée déterminée d’un an avec possibilité de renouvellement ou pouvant mener à un contrat à durée indéterminée. L'adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) est un poste à temps plein d'une durée d'un an (contrat de remplacement) avec possibilité de renouvellement ou pouvant mener à un contrat à durée indéterminée.

Niveau de classification:
Assistant

Classification:
ERP-A2

Lieu de travail:
Bruxelles, Belgique

Date de clôture:
26-10-2021 À 23:59 UTC / GMT

Résumé de la position:
Poste 1 :

L’Adjoint(e) administratif(ve) du programme commercial de la Mission du Canada auprès de l’Union Européenne (UE) se rapporte au gestionnaire du programme commercial. Le/la titulaire fournit un support administratif et exécutif au gestionnaire du programme commercial et à sept (7) agent(e)s de la section commerciale en :

• Coordonnant l’exécution de certaines tâches particulières comme la production de notes de breffage et la logistique de visites officielles ;
• Soutenant la section dans ses relations avec les contacts locaux et les entreprises et organisations canadiennes, notamment en organisant des réunions et des appels téléphoniques, maintenant une base de données des contacts, en assurant le suivi des demandes et menant des recherches de base, et compilant de la documentation pour les entreprises ;
• Soutenant la section dans ses activités de représentation d’intérêts et d’hospitalité, y compris l’organisation de la logistique d'événements ;
• Coordonnant et préparant l’agenda et les déplacements du gestionnaire du programme commercial, préparant des rapports financiers et budgétaires, traitant les réclamations et les factures, rédigeant les procès-verbaux des réunions de la section et effectuant des tâches administratives générales.


Poste 2 :

L’Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) fournit des services de soutien administratif à l’Ambassadeur du Canada en Belgique et, dans une moindre mesure, au programme du Service de politique étrangère et de la diplomatie en :

• Exécutant des tâches administratives et de bureau comme la supervision de l’emploi du temps du gestionnaire, la préparation des documents de réunion, le traitement de la correspondance, la réception des appels téléphoniques, l’accueil des visiteurs et la préparation et le suivi de documents tels que des rapports, des lettres et des tableaux, ainsi que l’organisation des voyages, des visites, des activités d’accueil et de l’hébergement, la planification des réunions et des rendez-vous, la coordination des demandes nécessitant son approbation ;
• Préparant des estimations de coûts et en assurant un suivi des dépenses liées aux déplacements, aux réunions, aux activités d’accueil, aux conférences, aux ateliers et à d’autres activités et en fournissant du soutien au gestionnaire pour la préparation des feuilles de calcul du budget et des données statistiques financières ;
• Répondant aux appels téléphoniques et aux courriels aussi bien qu’en assurant la liaison avec les administrations locales sur l’application et l’administration des privilèges diplomatiques.

Qualifications essentielles:
Une sélection préliminaire des candidats sera faite sur base des qualifications essentielles relatives à l’éducation, aux exigences linguistiques et à l’expérience. Les candidats doivent clairement démontrer et expliquer dans leur lettre de motivation et CV comment ils répondent à chacune de ces qualifications essentielles. Il ne suffit pas de simplement énumérer leurs responsabilités ou de citer les critères qu’ils rencontrent. Veuillez noter que la capacité à communiquer par écrit peut également être évaluée dans la lettre de motivation et le CV. Seuls les candidats qui possèdent toutes les qualifications essentielles et qui le démontrent clairement dans leur candidature seront retenus pour la prochaine étape du processus.

Éducation :
• Diplôme d’études post-secondaires dans une discipline en rapport avec les exigences de la position* ;

OU

• Un diplôme d’études secondaires combiné avec une expérience professionnelle significative d’au moins trois (3) années dans un rôle administratif au sein d’un environnement de bureau et dans un domaine en rapport avec la position*.

*Note : les domaines administratifs et le service à la clientèle sont des disciplines en rapport avec la position.

Langue :
• Capacité à communiquer efficacement* dans les deux langues officielles du Canada : français et anglais (parler, écrire et lire).

*Est considéré comme « communiquer efficacement », l’équivalent du niveau C1 dans une des deux langues officielles du Canada et B1 dans la deuxième ; selon le Cadre européen commun de référence pour les langues (Equivalent du niveau C1 en français et niveau B1 en anglais OU, équivalent du niveau C1 en anglais et niveau B1 en français).

Expérience :
• Minimum deux (2) années d’expérience professionnelle (dont une (1) année est continue) au cours des cinq (5) dernières années dans un environnement de bureau dans un rôle de soutien administratif et/ou financier ;
• Au moins une (1) année d’expérience récente* dans la coordination de tâches/projets et/ou de support en matière de logistique ;
• Expérience dans le service direct à la clientèle, en personne, électroniquement et par téléphone ;
• Expérience dans la rédaction basique de rapports d’analyse, dans l’élaboration et la gestion de rapports budgétaires et de dossiers s’y rapportant.

*« Récente » est définie comme au cours des cinq (5) dernières années.


Exigences cotées :

Les candidats doivent également satisfaire aux exigences cotées énumérées ci-dessous relatives aux connaissances, capacités et compétences. Ces exigences seront évaluées par des méthodes d'évaluation qui peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter à : des examens écrits, une entrevue, un jeu de rôle, des tests pratiques, des présentations et/ou des évaluations psychométriques.

Connaissances :
• Connaissance des meilleures pratiques administratives, y compris la gestion de l'information ;
• Connaissance opérationnelle de la suite Microsoft Office (Word, Excel) ;
• Connaissance des pratiques et procédures financières liées au suivi des dépenses, des réclamations et des budgets.

Capacités/compétences :
• Compétences d’organisation avec capacité de prioriser, gérer des priorités conflictuelles avec des délais serrés, d’effectuer plusieurs tâches en même temps et de travailler efficacement sous pression ;
• Attention aux détails ;
• Communiquer efficacement en anglais et en français ;
• Jugement ;
• Orientation service à la clientèle (clients internes et externes) ;
• Initiative ;
• Intégrité professionnelle ;
• Travail d’équipe et collaboration.

Qualifications constituant un atout:
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui répondent aux qualifications constituant un atout. Le cas échéant, les candidats doivent clairement démontrer dans quelle mesure ils satisfont aux qualifications constituant un atout dans leur lettre de motivation et leur CV.

• Expérience professionnelle en tant qu’Adjoint(e) administratif(ve) dans une mission diplomatique, un gouvernement ou une organisation internationale ;
• Expérience professionnelle dans la coordination et la fourniture de soutien logistique afin d’organiser des conférences et/ou événements ;
• Expérience dans la création et l'utilisation des réseaux de contacts ;
• Connaissance supérieure (niveau B2 ou plus élevé) de la deuxième langue officielle du Canada selon le Cadre européen de référence en matière de langues ;
• Expérience de travail dans le commerce international ou dans un domaine lié au commerce (pour le poste 1 : Adjoint(e) administratif(ve) de programme dans la section Commerce) ;
• Connaissance (niveau B1 ou plus élevé) en néerlandais selon le cadre européen commun de référence pour les langues (pour le poste 2 : Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve)).

Besoins organisationnels:
-

Besoins opérationnels:
• Heures normales de travail : 37,5 heures par semaine (lundi au vendredi).
• Être disposé à faire des heures supplémentaires occasionnellement, avec un délai de préavis ou non, en dehors des heures de travail normales (c'est-à-dire les soirs, les fins de semaine et jour fériés), selon les besoins opérationnels.
• Conformément aux consignes de sécurité de COVID-19, capacité à travailler à distance.

Condition (s) d'emploi:
• Les candidats doivent résider en Belgique au moment de l’émission de la lettre d’offre d’emploi et pour la durée de l’emploi. Ils doivent également détenir une autorisation de travail valide couvrant toute la période d’emploi. Si le poste est de nature indéterminée, l’autorisation de travail devrait être permanente ou conduire par elle-même à une autorisation de travail permanente.
• Au moment de postuler, les candidat(e)s doivent fournir tout document attestant de leur droit de résidence et travail en Belgique.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidat(e)s doivent fournir une adresse en Belgique prouvant leur résidence dans ce pays. Cette adresse en Belgique sera indiquée sur la lettre d’offre d’emploi du/de la candidat(e) sélectionné(e).
• Les candidat(e)s qui détiennent des visas, cartes électroniques de type A ou des documents non renouvelables, comme des visas d’étudiant, ne peuvent pas postuler pour cet emploi, sauf s’ils sont exemptés de l’obligation d’obtenir un permis de travail.
• Une cote de sécurité du Gouvernement du Canada est exigée pour l’obtention de ces postes et donnera lieu à des vérifications. Cette cote doit être maintenue tout au long de la période d’emploi ; la perte de celle-ci est un motif suffisant pour licencier l’employé(e).

Zone de sélection:
Ce processus de sélection est ouvert aux candidats qui, au moment de postuler, ont le droit de résider et travailler légalement en Belgique, qui rencontrent tous les critères essentiels mentionnés et dont les dossiers de candidature sont reçus au plus tard à la date de clôture. Veuillez noter que l’Ambassade du Canada ne sponsorise pas de permis de travail directement ou indirectement. Le gouvernement du Canada applique les principes d'égalité des chances énoncés dans la Charte des droits et libertés du Canada. Voir les sections « Conditions d’emploi » et « notes importantes » pour de plus amples détails. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

Notes importantes:
• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• Veuillez ne pas utiliser une tablette ou un téléphone cellulaire pour soumettre votre demande puisque les navigateurs mobiles ne sont pas supportés par notre portail en ligne. Les candidats et candidates doivent soumettre leurs applications uniquement en utilisant un ordinateur portatif ou un ordinateur de bureau.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent inclure une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boite courriel, y compris les courriels indésirables.
• Une vérification des références fournies sera faite pour les candidats qui accèdent à l’étape de l'entrevue et pourrait faire partie du processus de recrutement.
• Une preuve des qualifications scolaires sera exigée au cours du processus.
• L’Ambassade du Canada ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Les candidats nécessitant une assistance spéciale afin de participer aux examens écrits et/ou aux entrevues, sont priés de nous en informer.
• Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d’éligibilité de candidats qualifiés pour des ouvertures de postes similaires de durée indéterminée, déterminée, en urgence à temps plein ou partiel au sein de l’une des missions diplomatiques du Canada à Bruxelles, qui pourraient paraître dans les douze (12) mois suivant la fin de ce concours.
• Pour toute question relative à ce processus de sélection, veuillez communiquer uniquement par courriel à l’adresse suivante : ERP-e-recrutement-BREU@international.gc.ca
• En raison de la pandémie de COVID-19, le déroulement du processus de recrutement pourrait subir certains retards. Nous nous efforçons de réduire au minimum les inconvénients occasionnés par la situation.


Comment postuler :

• Veuillez suivre le lien http://www.wfca-tpce.com/fr/vacancyView.php?requirementId=4654& et remplir le formulaire en ligne.
• Les candidats doivent également télécharger leur CV et une lettre de présentation en anglais ou en français.
• Les candidats doivent indiquer le ou les postes pour lesquels ils désirent être considérés :
o Les deux postes ;
o Adjoint(e) administratif(ve) de programme commerce – temps plein, contrat déterminé d’un an ; avec possibilité de renouvellement ou pouvant mener à un contrat à durée indéterminée ;
o Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) – temps plein, contrat de remplacement d’un an avec la possibilité de renouvellement ou pouvant mener à un contrat à durée indéterminée.
• Au moment de postuler, les candidat(e)s doivent également télécharger tout document (par ex. copie du passeport, pièce d’identité avec photo émise par les autorités d’un État ou autre document) prouvant qu’ils ont le droit de résider ET de travailler légalement en Belgique.
• Notre outil de traitement des candidatures permet de télécharger seulement deux documents : la lettre de présentation et le CV. Veuillez-vous assurer d’inclure une copie de citoyenneté ET une copie de votre permis de travail au bas de la lettre de candidature.
• Les dossiers de candidature qui n’incluent pas tous les documents ou informations demandées seront rejetés. Les candidatures envoyées sous format papier ou directement par courriel ne sont pas acceptées et ne seront pas prises en considération.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature suite à des difficultés techniques doivent le signaler à ERP-e-recrutement-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.




Désolé, ce poste à pourvoir est clos.

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